Algemene voorwaarden | Herkomst in Beeld

Versie: 1.1, 22 september 2026

Opdrachtnemer: Herkomst in Beeld, gevestigd te Zaltbommel, Annie M.G. Schmidthof 19, KvK 96649186, e-mail: [email protected], website: www.herkomstinbeeld.nl
Toepassingsgebied: genealogisch en historisch onderzoek en aanverwante diensten.

Artikel 1 – Definities

Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon (consument) of rechtspersoon die met opdrachtnemer een overeenkomst aangaat.
Opdrachtnemer: Herkomst in Beeld.
Diensten: alle door opdrachtnemer aangeboden werkzaamheden, waaronder (niet-limitatief) kwartierstaat, stamreeks (vaderlijn/moederlijn), maatwerk genealogisch/historisch onderzoek, archiefonderzoek, (digitale) rapportage/boek (PDF) en advisering.
Offerte / voorstel: het aanbod van opdrachtnemer waarin (onder meer) scope, planning, tarieven/prijs, oplevering en eventuele externe kosten zijn opgenomen.
Overeenkomst: de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer die tot stand komt door acceptatie van de offerte/het voorstel, dan wel door schriftelijke (digitale) opdrachtbevestiging.
Externe kosten: kosten van derden, zoals betaalde akten/uittreksels, archiefkosten, scans/reproductiekosten, parkeerkosten, OV, tol, verzendkosten en kosten van (buitenlandse) samenwerkingspartners.
Vooronderzoek / haalbaarheidsscan: een korte onderzoeks-/adviesfase om haalbaarheid, richting, bronnen, scope en/of eventuele samenwerking (ook internationaal) te beoordelen.
Werkdagen: maandag t/m vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen.
Definitieve versie (v1): de versie van het eindproduct die bij oplevering wordt verzonden en direct bruikbaar is.
Definitieve versie (v2): de versie na verwerking van de (toegestane) correcties binnen scope.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van opdrachtnemer.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Eventuele (inkoop)voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij opdrachtnemer deze schriftelijk accepteert.

Artikel 3 – Offertes, geldigheid en totstandkoming overeenkomst

Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen, tenzij in de offerte anders vermeld.
De overeenkomst komt tot stand zodra opdrachtgever de offerte schriftelijk (waaronder per e-mail/bericht) accepteert.
Indien opdrachtgever de offerte niet integraal kan of wil accepteren, is pas sprake van een overeenkomst nadat opdrachtnemer schriftelijk een aangepast voorstel heeft uitgebracht en opdrachtgever dit accepteert.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht (inspanningsverplichting)

Opdrachtnemer voert de opdracht zorgvuldig uit en naar beste inzicht en vermogen, op basis van de beschikbare (historische) bronnen en informatie.
Genealogisch en historisch onderzoek is naar zijn aard een inspanningsverplichting: opdrachtnemer geeft geen garantie op een bepaald (volledig) resultaat.
Bronnen kunnen ontbreken, verloren zijn gegaan, niet openbaar zijn, tegenstrijdig zijn of beperkt toegankelijk zijn door privacy-/openbaarheidsregels. Ook kan vooraf niet met zekerheid worden gezegd of een onderzoek per tak uitkomt bij (mogelijk) nog levende generaties; dit is afhankelijk van o.a. leeftijd bij het krijgen van kinderen, bronbeschikbaarheid en privacybeperkingen.
Waar opdrachtnemer gegevens moet schatten of afleiden, wordt dit als zodanig vermeld in de rapportage.

Artikel 5 – Informatie en medewerking opdrachtgever

Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor uitvoering van de opdracht.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid van aangeleverde gegevens en documenten.
Indien opdrachtgever niet (tijdig) benodigde informatie aanlevert of niet (tijdig) reageert, mag opdrachtnemer de uitvoering opschorten tot de benodigde informatie is aangeleverd en kan de planning/doorlooptijd worden aangepast.

Artikel 6 – Communicatie en contactmomenten

Communicatie vindt in beginsel digitaal plaats. Indien nodig kan ook telefonisch of mondeling contact plaatsvinden. Telefonisch of mondeling gemaakte afspraken zijn echter pas bindend na een schriftelijke bevestiging.
Opdrachtnemer hanteert gedurende het onderzoek vaste contactmomenten, zoals: (i) startbericht, (ii) update na basisonderzoek, (iii) “bijna klaar”-update en (iv) oplevering. Indien de opdracht daarom vraagt, kunnen partijen hiervan schriftelijk afwijken (meer of minder contactmomenten).

Artikel 7 – Vooronderzoek / haalbaarheidsscan

Opdrachtgever kan vooraf een vooronderzoek/haalbaarheidsscan afnemen om haalbaarheid, richting, bronnen, scope en/of eventuele samenwerking (ook internationaal) te beoordelen. Het vooronderzoek duurt maximaal 2 uur.
Het vooronderzoek wordt uitgevoerd tegen het dan geldende uurtarief. De bestede tijd wordt gefactureerd op basis van werkelijk bestede tijd, afgerond op 15 minuten, met een maximum van 2 uur.
Indien opdrachtgever na het vooronderzoek opdrachtnemer een vervolgopdracht verstrekt, worden de kosten van het vooronderzoek in mindering gebracht op de totaalprijs van de vervolgopdracht, voor zover partijen dat schriftelijk zijn overeengekomen in de offerte of opdrachtbevestiging.
Indien opdrachtgever na het vooronderzoek niet doorgaat met een vervolgopdracht, blijven de kosten van het vooronderzoek verschuldigd.
Indien opdrachtnemer verwacht dat voor een bruikbaar advies meer dan 2 uur nodig is, bespreekt opdrachtnemer dit vooraf met opdrachtgever. Extra tijd geldt als meerwerk (artikel 9) en wordt alleen uitgevoerd na schriftelijk akkoord van opdrachtgever.

Artikel 8 – Tarieven, prijzen en externe kosten

Een opdracht wordt uitgevoerd op basis van:
- een vaste prijs (zoals in offerte), en/of
- een uurtarief van € 63 per uur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Onder uurtarief vallen ook reisuren indien locatiebezoek nodig is (bijv. archiefbezoek).
Externe kosten worden alleen doorbelast indien:
- dit in de offerte is opgenomen, of
- opdrachtgever vooraf akkoord geeft op de betreffende externe kosten.
Reis- en locatiekosten (naast reistijd):
- Kilometers eigen vervoer: € 0,23 per km.
- Parkeren/OV/tol en overige locatiekosten: tegen kostprijs op basis van bonnen/nota’s.
- Indien de verwachte totale reis- en locatiekosten hoger zijn dan € 25, vraagt opdrachtnemer vooraf akkoord.
Indien opdrachtgever geen akkoord geeft op noodzakelijke externe kosten/meerwerk, kan dit leiden tot een minder volledig resultaat binnen de afgesproken scope; dit levert geen tekortkoming op van opdrachtnemer.

Artikel 9 – Meerwerk en wijziging van de opdracht

Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope (bijv. extra onderzoeksvragen, uitbreiding naar zijtakken, extra hoofdstukken, extra archiefbezoek, aanvullend buitenlandonderzoek) gelden als meerwerk.
Meerwerk wordt vooraf besproken. Opdrachtnemer start meerwerk pas na schriftelijk akkoord van opdrachtgever.

Artikel 10 – Betaling (vaste prijs 60/40 en uurtarief)

Bij opdrachten met een vaste prijs geldt standaard:
- 60% aanbetaling na akkoord en vóór start van het onderzoek;
- 40% restant bij oplevering van de definitieve versie (v1). De factuur voor het restant wordt gelijktijdig met v1 verzonden.
Bij opdrachten op uurtarief maakt opdrachtnemer vooraf (voor zover mogelijk) een inschatting van het aantal te besteden uren.
Bij opdrachten op uurtarief geldt standaard een aanbetaling van 60% van het geschatte aantal uren (geschatte uren × uurtarief), te voldoen na akkoord en vóór start, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij opdrachten op uurtarief factureert opdrachtnemer vervolgens de werkelijk bestede tijd. De bestede tijd wordt per opdracht geregistreerd en per factuur afgerond op 15 minuten (op basis van het totaal aantal te factureren minuten op die factuur), tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De aanbetaling wordt verrekend met de (slot)factuur/facturen.
Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever wettelijke rente verschuldigd en komen redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten voor rekening van opdrachtgever.
Zolang opdrachtgever niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, mag opdrachtnemer (i) de levering van (deel)resultaten opschorten en (ii) alle lopende en toekomstige werkzaamheden, waaronder vervolgopdrachten, opschorten.

Artikel 11 – Levering en doorlooptijd

Levering vindt standaard digitaal plaats via e-mail (PDF).
Doorlooptijden zijn indicatief, tenzij schriftelijk een harde uiterste leverdatum is afgesproken.
Opdrachtnemer zal opdrachtgever informeren indien oplevering naar verwachting vertraagt of versnelt.

Artikel 12 – Correcties, revisies en acceptatie

Opdrachtgever heeft recht op één correctieronde op v1. Correcties dienen binnen 30 dagen na levering van v1 schriftelijk te worden doorgegeven.
Onder correcties vallen: typ- en opmaakfouten en feitelijke correcties binnen de afgesproken scope (bijv. naam/plaats/datum) voor zover redelijkerwijs onderbouwd.
Wijzigingen die leiden tot nieuw onderzoek, uitbreiding van scope, extra generaties/lijnen, nieuwe bronnenronde, of substantiële herschrijvingen gelden als meerwerk (artikel 9).
Opdrachtnemer levert v2 kosteloos binnen redelijke termijn, na (i) ontvangst van correcties binnen termijn, en (ii) volledige betaling van de slotfactuur (40%).
Indien opdrachtgever geen correcties doorgeeft binnen de termijn, geldt v1 als geaccepteerd.

Artikel 13 – Annulering / tussentijdse beëindiging

Opdrachtgever kan annuleren.
Bij annulering vóór start van de opdracht worden reeds gemaakte kosten (indien van toepassing) doorbelast; overige betalingen worden terugbetaald voor zover deze niet nodig zijn ter dekking van gemaakte kosten/gereserveerde tijd.
Indien de waarde van de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte externe kosten hoger is dan het reeds betaalde bedrag (waaronder aanbetaling), is opdrachtgever het meerdere onmiddellijk verschuldigd. Opdrachtnemer mag (deel)resultaten opschorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
Na beëindiging/annulering levert opdrachtnemer de tot dat moment beschikbare (deel)resultaten uitsluitend nadat alle openstaande facturen zijn voldaan. Interne werkbestanden/werkaantekeningen hoeven niet te worden verstrekt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 14 – Herroepingsrecht (consumenten) + start binnen 14 dagen

Indien opdrachtgever een consument is en de overeenkomst op afstand (online) is gesloten, heeft opdrachtgever in beginsel het recht de overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten van de overeenkomst te ontbinden (herroepen).
Modelformulier herroeping: bij overeenkomsten op afstand en buiten verkoopruimte wordt een modelformulier herroeping aan opdrachtgever (consument) verstrekt. Je kunt het hier downloaden: modelformulier herroeping (PDF).
Opdrachtnemer start in beginsel met de dienstverlening na afloop van de herroepingstermijn, tenzij opdrachtgever uitdrukkelijk verzoekt om eerder te starten (bijv. via de spoedstart-checkbox in de offerte en/of een expliciete zin in het akkoordbericht).
Indien opdrachtgever verzoekt om aanvang binnen de herroepingstermijn en vervolgens herroept, kan opdrachtnemer de kosten in rekening brengen voor het deel van de dienst dat tot het moment van herroeping is uitgevoerd (kosten naar rato).
Voor zakelijke opdrachtgevers (B2B) geldt geen wettelijk herroepingsrecht.

Artikel 15 – Privacy en publicatie

Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor uitvoering van de overeenkomst. Zie ook onze privacyverklaring.
In rapportages wordt met gegevens van levende personen terughoudend omgegaan (bijv. beperkte weergave).
Indien tijdens onderzoek mogelijk gevoelige informatie naar voren komt, kan opdrachtnemer dit eerst met opdrachtgever bespreken voordat dit (eventueel) in rapportage wordt opgenomen.
Rapportages zijn bedoeld voor privégebruik. Opdrachtgever zal het rapport (of delen daarvan) niet openbaar publiceren of breed verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer. Indien opdrachtgever toch openbaar wil delen, is opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van betrokken levende personen van wie persoonsgegevens zichtbaar zijn.
Opdrachtnemer bewaart (i) administratieve gegevens zoals offertes, akkoord, facturen en betaalgegevens conform wettelijke (fiscale) bewaartermijnen (doorgaans 7 jaar), en (ii) projectbestanden/onderzoeksdossiers in beginsel tot 12 maanden na oplevering, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen of een wettelijke plicht een langere bewaartermijn vereist.

Artikel 16 – Intellectueel eigendom (auteursrecht) en gebruik

Het auteursrecht op door opdrachtnemer gemaakte teksten, selectie/structuur, vormgeving en rapportage-opmaak berust bij opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om de rapportage te gebruiken voor privé-/familiegebruik. Dit gebruiksrecht houdt in dat opdrachtgever het werk mag lezen, bewaren en delen binnen de familiekring, maar geen auteursrechten verkrijgt en het werk niet openbaar of commercieel mag exploiteren zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.
Openbare publicatie, commerciële exploitatie of verveelvoudiging anders dan voor eigen gebruik is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.

Artikel 17 – Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de macht van opdrachtnemer die nakoming (tijdelijk) verhindert of aanzienlijk bemoeilijkt (bijv. ziekte, archiefsluitingen, storingen, overheidsmaatregelen).
In geval van overmacht worden de verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie. Indien nodig zullen partijen in overleg een aangepaste planning afspreken.

Artikel 18 – Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door:
- onjuiste/onvolledige informatie aangeleverd door opdrachtgever;
- fouten, hiaten of tegenstrijdigheden in (historische) bronnen;
- beslissingen of handelingen die opdrachtgever neemt op basis van de rapportage.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen), voor zover wettelijk toegestaan.
Indien opdrachtnemer toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 19 – Klachten

Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld.
Partijen zullen zich inspannen om in overleg tot een passende oplossing te komen.
Indien opdrachtgever niet binnen redelijke termijn klaagt, kan dit gevolgen hebben voor het recht op herstel/compensatie, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 20 – Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar opdrachtnemer is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.